文件作業

  1. 在處理新修訂時,將當前發佈的修訂保留給用戶

  2. 維護文檔的修訂歷史記錄

  3. 允許用戶簽入和簽出文檔更改

  4. 可依編輯、審閱、批准和發佈狀態來傳送文檔

  5. 可設定個人或群組用作文檔多個級別的審閱者和批准者

  6. 審閱和批准處理文檔時,自動向相關人員發出通報

  7. 可設置在文檔修訂週期的重要部分通知作業

  8. 用戶可請求對舊版的文檔進行編輯

  9. 保留退休文檔以供參考,但須經許可才能使用

  10. 使用PDF轉換器在修訂週期中的草稿以浮水印模式存檔

  11. 使用PDF轉換器將過時的文檔以浮水印存檔,Ex: “退休”

  •  可使用模板、其他文檔的副本或從退休的文檔中創建新文檔

  • 可使用Microsoft Word的修訂記錄功能支援修訂作業

  • 依程序模板批次量更新Word和Excel的標題和註腳

  • 可以添加不受控制的文檔,並且不需要批准週期

  • 將合規標準分配給程序,以簡化稽核準備

  • 可查看退休文檔的版本修訂記錄

  • 自動將文件格式轉換為PDF,便於顯示與保全

  • 通過刪除功能移除文檔及其詮釋數據(metadata)

  • 可設定文檔在指定的時間間隔內或過期前進行更新

  • 具備在群組或個人級別設定文檔檢視與編輯安全性

  • 具備文檔相關的詮釋數據(metadata),以增強搜尋和報告功能

  • 具備審核追蹤功能,包括批准日期和時間、審閱註解和批准人員

  • 監視文檔以防修訂週期之外進行篡改,並在查看文檔時提醒用戶可疑更改 

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